AI Act in der Praxis: Pflichten, Fristen und To-dos für Unternehmen

Der AI Act ist seit 2024 in Kraft, doch viele Pflichten greifen erst schrittweise. Mit dem Digital-Omnibus hat die EU im Sommer 2026 zentrale Fristen verschoben und einige Vorgaben entschärft. Für Geschäftsführer im Mittelstand stellt sich deshalb eine sehr praktische Frage: Was musst du heute schon erfüllen, und was kommt bis 2028 noch auf dich zu?

Dieser Überblick erklärt die Risikoklassen, ordnet die Pflichten für Anbieter und Betreiber ein, nennt den aktuellen Fristenstand im Oktober 2026 und liefert dir eine konkrete To-do-Liste. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft dir aber, die richtigen Fragen zu stellen.

Was der AI Act regelt und wen er betrifft

Die Verordnung (EU) 2024/1689, im Deutschen meist KI-Verordnung genannt, gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Sie regelt KI-Systeme nicht nach ihrer Technik, sondern nach dem Risiko, das von ihrem Einsatz ausgeht. Je größer mögliche Schäden für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte, desto strenger die Vorgaben.

Entscheidend ist deine Rolle. Die Verordnung unterscheidet vor allem zwei Akteure:

• Anbieter entwickeln ein KI-System oder lassen es entwickeln und bringen es unter eigenem Namen auf den Markt. Sie tragen die meisten Pflichten.
• Betreiber setzen ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich ein. Das ist die typische Rolle eines mittelständischen Unternehmens, das Software von Dritten nutzt.

Vorsicht: Wer ein fremdes Hochrisiko-System wesentlich verändert oder unter eigenem Namen vertreibt, kann selbst zum Anbieter werden. Das betrifft etwa Softwarehäuser und Maschinenbauer, die KI-Komponenten in eigene Produkte integrieren.

Viele Unternehmen spüren die Verordnung bereits. Laut der im September 2026 veröffentlichten Bitkom-Umfrage unter 603 Unternehmen erwarten 37 Prozent, als Anwender vom AI Act betroffen zu sein, weitere 34 Prozent prüfen das noch. Von den betroffenen oder prüfenden Unternehmen rechnen 89 Prozent mit hohem Umsetzungsaufwand.

Die vier Risikoklassen des AI Act

Die Einordnung in eine Risikoklasse bestimmt, welche Pflichten für dich gelten. Für die meisten Anwendungen im Unternehmensalltag fällt die Antwort beruhigend aus.

1. Unannehmbares Risiko: verbotene Praktiken

Bestimmte Anwendungen sind seit Februar 2025 verboten. Dazu zählen manipulative Techniken, die Menschen gegen ihre Interessen beeinflussen, Social Scoring und die Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, von medizinischen oder sicherheitsbezogenen Ausnahmen abgesehen. Mit dem Digital-Omnibus kommt ein Verbot von Systemen hinzu, die ohne Zustimmung intime Darstellungen realer Personen erzeugen.

2. Hohes Risiko: strenge Auflagen

Hochrisiko-Systeme sind erlaubt, unterliegen aber umfangreichen Anforderungen. Die Verordnung nennt zwei Gruppen:

• Eigenständige Systeme nach Anhang III, etwa in Personalauswahl und Beschäftigung, Bildung, Kreditwürdigkeitsprüfung, kritischer Infrastruktur oder biometrischer Identifizierung.
• KI als Sicherheitsbauteil regulierter Produkte nach Anhang I, etwa in Medizinprodukten, Aufzügen oder Spielzeug.

Für den Mittelstand ist vor allem der Personalbereich relevant. Software, die Bewerbungen filtert, Kandidaten bewertet oder über Beförderungen und Kündigungen mitentscheidet, fällt häufig in die Hochrisiko-Kategorie. Wer KI im Recruiting im Mittelstand nutzt, sollte das früh prüfen.

3. Begrenztes Risiko: Transparenzpflichten

Chatbots, KI-generierte Bilder, Videos und Texte sowie Deepfakes unterliegen Transparenzpflichten. Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer Maschine interagieren oder künstlich erzeugte Inhalte vor sich haben.

4. Minimales Risiko: keine besonderen Pflichten

Spamfilter, Empfehlungssysteme im Onlineshop oder KI-gestützte Rechtschreibprüfung bleiben weitgehend unreguliert. Hier gelten nur allgemeine Pflichten wie die Förderung der KI-Kompetenz.

Fristen im Überblick: Stand Oktober 2026

Der Zeitplan des AI Act hat sich durch den Digital-Omnibus deutlich verändert. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 ist laut IHK Lüneburg-Wolfsburg im Juli 2026 in Kraft getreten. Diese Termine solltest du kennen:

• 1. August 2024: Inkrafttreten der KI-Verordnung.
• 2. Februar 2025: Verbote unannehmbarer Praktiken und Vorgaben zur KI-Kompetenz gelten.
• 2. August 2025: Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck sowie Regeln zu Governance und Sanktionen greifen.
• 2. August 2026: Großteil der Verordnung gilt, darunter die meisten Transparenzpflichten für Chatbots und Deepfakes.
• 2. Dezember 2026: Anbieter von Systemen, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, müssen KI-generierte Inhalte bis dahin maschinenlesbar kennzeichnen.
• 2. Dezember 2027: Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten, ursprünglich war der August 2026 geplant.
• 2. August 2028: Pflichten für Hochrisiko-KI in regulierten Produkten nach Anhang I gelten, ein Jahr später als zunächst vorgesehen.

Die Verschiebung verschafft dir Zeit, aber keine Entwarnung. Hochrisiko-Projekte brauchen Vorlauf für Dokumentation, Prozesse und Schulungen, und Lieferanten werden ihre Verträge schon vorher anpassen.

Was der Digital-Omnibus sonst noch ändert

Neben den Fristen bringt die Änderungsverordnung mehrere Erleichterungen. Vereinfachungen, die bisher nur für kleine und mittlere Unternehmen galten, etwa bei technischer Dokumentation und Qualitätsmanagement, gelten künftig auch für die neue Gruppe der kleinen Midcap-Unternehmen.

• Die Mitgliedstaaten haben für ihre KI-Reallabore ein Jahr mehr Zeit.
• KI in Maschinen wird künftig über die Maschinenverordnung geregelt, um Doppelregulierung zu vermeiden.
• Anbieter von Hochrisiko-Systemen erhalten unter strengen Schutzmaßnahmen eine Rechtsgrundlage, besondere Kategorien personenbezogener Daten zur Erkennung und Korrektur von Verzerrungen zu verarbeiten.

Pflichten für Betreiber: Was Unternehmen konkret tun müssen

Die meisten mittelständischen Unternehmen sind Betreiber. Ihre Pflichten hängen von der Risikoklasse ab.

KI-Kompetenz fördern

Die Pflicht zur KI-Kompetenz betrifft jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Der Digital-Omnibus hat sie abgeschwächt: Statt die Kompetenz sicherzustellen, müssen Anbieter und Betreiber nun Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern. Sinnvoll bleiben dokumentierte Schulungen, die zu den genutzten Werkzeugen und Aufgaben passen.

Wie Führungskräfte selbst kompetent mit generativer KI arbeiten, beschreibt unser Ratgeber zu KI im Management.

Transparenz herstellen

Setzt du einen Chatbot im Kundenservice ein, müssen Nutzer erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Veröffentlichst du Deepfakes oder KI-generierte Texte zu Themen von öffentlichem Interesse, musst du sie kennzeichnen. Prüfe deshalb Website, Social Media und Kundenkommunikation.

Auch intern lohnt sich Klarheit. Lege in einer KI-Leitlinie fest, wann Mitarbeitende KI-generierte Inhalte als solche kennzeichnen, etwa in Angeboten, Pressemitteilungen oder Bewerberkommunikation. Das schafft Vertrauen bei Kunden und Beschäftigten und erleichtert dir später den Nachweis gegenüber Behörden.

Zusätzliche Pflichten bei Hochrisiko-Systemen

Ab Dezember 2027 gelten für Betreiber von Hochrisiko-Systemen nach Anhang III unter anderem diese Anforderungen:

• Das System gemäß der Betriebsanleitung des Anbieters verwenden.
• Eine menschliche Aufsicht durch qualifizierte Personen mit ausreichenden Befugnissen sicherstellen.
• Eingabedaten auf Relevanz und Repräsentativität prüfen, soweit du sie kontrollierst.
• Den Betrieb überwachen, automatisch erzeugte Protokolle aufbewahren und schwerwiegende Vorfälle melden.
• Beschäftigte und Arbeitnehmervertretung vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren.
• Betroffenen auf Anfrage erklären, welche Rolle das System bei einer Entscheidung gespielt hat.

Wenn du selbst zum Anbieter wirst

Entwickelst du ein Hochrisiko-System selbst oder vertreibst es unter eigenem Namen, steigen die Anforderungen deutlich. Anbieter brauchen ein Risikomanagement über den gesamten Lebenszyklus, ein Qualitätsmanagementsystem, eine technische Dokumentation und eine Konformitätsbewertung vor dem Inverkehrbringen. Hinzu kommen CE-Kennzeichnung, Registrierung in der EU-Datenbank und eine Beobachtung des Systems nach dem Marktstart.

Für Softwareanbieter und Hersteller mit KI-Funktionen in ihren Produkten lohnt sich deshalb eine frühe rechtliche Prüfung. Die Erleichterungen für kleinere Unternehmen senken den Aufwand, heben die Pflichten aber nicht auf.

Aufsicht und Sanktionen in Deutschland

Deutschland hat die Durchführung mit dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) geregelt, das Ende Juli 2026 in Kraft trat. Zentrale Marktüberwachungsbehörde ist die Bundesnetzagentur, für Finanzunternehmen ist die BaFin zuständig.

Bei der Bundesnetzagentur entsteht zudem ein Koordinierungs- und Kompetenzzentrum, das Behörden unterstützt und für eine einheitliche Auslegung sorgen soll. Außerdem muss sie mindestens ein KI-Reallabor betreiben, in dem Unternehmen Anwendungen unter Aufsicht testen können. Für erste Fragen bietet sie bereits seit Juli 2025 einen KI-Service Desk an.

Die Bußgelder der Verordnung sind empfindlich. Bei verbotenen Praktiken drohen bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, bei Verstößen gegen andere Pflichten bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent. Für KMU gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge.

Hinzu kommt die persönliche Dimension. Fehlende Compliance-Strukturen können eine Pflichtverletzung der Geschäftsleitung darstellen. Wann du als Geschäftsführer persönlich einstehen musst, erklärt unser Beitrag zur Geschäftsführerhaftung.

AI Act umsetzen: Deine To-do-Liste

Mit einem strukturierten Vorgehen behältst du den Überblick, ohne ein Großprojekt aufzusetzen. Diese Schritte haben sich bewährt:

1. Inventar erstellen: Erfasse alle KI-Systeme im Unternehmen, auch eingebettete Funktionen in CRM, ERP oder Office-Software und Werkzeuge, die Mitarbeitende eigenständig nutzen.
2. Rolle klären: Bestimme für jedes System, ob du Anbieter oder Betreiber bist.
3. Risiko einstufen: Ordne jedes System einer Risikoklasse zu und dokumentiere die Begründung.
4. Verbote ausschließen: Stelle sicher, dass keine verbotene Praktik im Einsatz ist, etwa Emotionserkennung bei Beschäftigten.
5. KI-Kompetenz aufbauen: Plane Schulungen nach Rolle und Einsatzgebiet und halte sie schriftlich fest.
6. Transparenz prüfen: Kennzeichne Chatbots und KI-generierte Inhalte in der externen Kommunikation.
7. Lieferanten einbinden: Fordere von Anbietern Informationen zur Einstufung, Dokumentation und Betriebsanleitung an und passe Verträge an.
8. Verantwortung festlegen: Benenne eine verantwortliche Person oder ein kleines Gremium aus IT, Recht, Datenschutz und Fachbereichen.

Ein Beispiel zeigt, wie überschaubar der Aufwand oft ist. Stell dir ein Logistikunternehmen mit 120 Beschäftigten vor, das einen Chatbot für Sendungsanfragen, ein KI-Schreibwerkzeug im Marketing und ein Tourenplanungsprogramm mit KI-Funktionen nutzt. Keines dieser Systeme ist hochriskant, der Chatbot braucht aber einen klaren Hinweis auf die KI. Plant das Unternehmen dagegen eine Software zur Vorauswahl von Bewerbungen, sollte es die Hochrisiko-Pflichten frühzeitig in die Anbieterauswahl einbeziehen.

Verknüpfe das KI-Inventar mit bestehenden Strukturen wie Datenschutz-Verzeichnis und Informationssicherheit. Viele Anforderungen überschneiden sich mit den Pflichten, die wir im Beitrag Cybersecurity als Chefsache beschreiben.

Sonderfall KI-Agenten

Agentische KI-Systeme, die selbstständig Aktionen ausführen, behandelt die Verordnung nicht gesondert. Entscheidend bleibt der Einsatzzweck. Gerade weil Agenten viele Systeme berühren, solltest du ihre Rechte und ihren Einsatzbereich aber besonders sorgfältig dokumentieren.

AI Act in der Praxis: das Wichtigste für Geschäftsführer

• Der AI Act reguliert nach Risiko. Für die meisten Alltagsanwendungen gelten nur Transparenz und KI-Kompetenz.
• Verbote und die Pflicht zur Förderung der KI-Kompetenz gelten bereits, ebenso die meisten Transparenzpflichten.
• Hochrisiko-Pflichten für eigenständige Systeme greifen ab Dezember 2027, für regulierte Produkte ab August 2028.
• In Deutschland überwacht die Bundesnetzagentur die Einhaltung, im Finanzsektor die BaFin.
• Ein KI-Inventar mit Risikoeinstufung ist der wichtigste erste Schritt.

Wer jetzt Ordnung schafft, nutzt die gewonnene Zeit klug und kann KI-Projekte künftig schneller und rechtssicherer starten. Mehr zu den Chancen selbstständig handelnder Systeme liest du in unserem Leitfaden zu Agentic AI.

Häufige Fragen zum AI Act